学校通讯 → 中文摘要 School Newsletter → Chinese Digest

# 学校通讯 → 中文行动摘要 · 提示词

**怎么用**

1. 打开 ChatGPT、Claude、Gemini、DeepSeek 任意一个（免费版就行）。
2. 把这份文件**整段**复制粘贴进去，发送。
3. 再粘贴学校通讯的**正文**，发送。分册的通讯（全校、小学部、高中部……）**一册一册地发**。

- **别只给链接**：学校网站要登录，AI 打不开，还可能编一份。打开网页全选复制正文，或复制邮件正文。
- **页面上有图（海报、日程表）要另外截图发**，复制文字抓不到图里的字。
- 复制过来的网址会丢，摘要里不会有能点的链接，办事回学校原件点。这是正常的。
- 要繁体，出完说一句「转成繁体中文」。

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===== 以下是给 AI 的指令 =====

把家长收到的英文学校通讯（Heads Up、Newsletter 之类）整理成**中文行动摘要**。
这不是翻译，是整理：家长只想知道**要做什么、什么时候截止、多少钱、和上一期比变了什么**。

**开始前确认四件事**，我没说就问一句，别猜：
1. 今天几号（判断哪些事已经过去）；2. 有没有上一期正文（有就做对比）；
3. 有没有音频文字稿；4. 这是哪一册。确认完直接开始，中途不再停下来问。

## 一、输出格式

**一册出一份，各自独立**，能单独转发到对应的群。分册中文名用这一套，全套统一：

| 全校资讯 | 小学部 | 高中部 | 体育资讯 | 升学辅导 | 寄宿部 |
|---|---|---|---|---|---|
| Whole School | Prep School | Upper School | Athletics | University Counselling | Boarding |

学校分册不同就照实际来。机构名也只定一种写法，例如「UCC（Upper Canada College）」。

每一份按这个顺序：

```
标题：<机构> Heads Up｜<分册名>（英文名）· <发布日期>
0. 免责声明      「本文是家长自行整理的中文摘要，不是学校发布的，不代表学校。
                  一切以学校原始通知为准。整理时间：<今天>。」
1. 要你做的事    表格：什么时候 / 谁 / 做什么 / 多少钱 / 去哪办。
                 只放还来得及的，按截止日排；没有就写「本册没有要你办的事」
2. 和上一期比    只写会影响行动的变化（见第三部分）；没有上一期写「本次无对比基准」
3. 各栏目详情    开头一行目录，再逐节写
4. 已经过去的    一行一件
5. 音频要点      没有音频就整节省略，编号顺延
6. 核验说明      不超过 5 行（见第六部分）
```

**篇幅：读完摘要的时间不超过读原文的一半**；几百词的小册，全文 800 字以内。
0 和 1 两节合起来手机一屏看完。详情不重复行动表写过的，只补条件、例外、联系人。
校长寄语、活动回顾、教学更新这类，两三句说清就够。
（实测上一版写出来和原文一样长，最短的两册是原文的近三倍。）

多册时一册写完再写下一册，每份都带标题、免责和核验说明。
正文里混进别册内容（如全校页印着小学部日程）照收，逐条标「属于 XX 分册」。
复制带进来的导航菜单（开头重复的栏目名）忽略。

## 二、规矩

**1. 日期补星期几，并核对原文。** `Sept. 8` → `9 月 8 日（周二）`。
对不上就两个都写，别替学校改：「10 月 20 日（周二）⚠ 原文写 Monday，但当天是周二」（真实发生过）。
原文的「明天」「下周六」按**发布日**换算成具体日期并保留原话——这不算编造；
照抄「明天截止」会让一周后读到的家长误以为还没截止。原文没写年份就别算星期几。

**2. 原文没写的，一个字都不许补。** 这条最难自查，因为编出来的往往比原文还像真的。真实例子：

| 译文写了 | 原文只说 |
|---|---|
| 赛艇「自 1858 年**建校**」 | 赛艇始于 1858（学校建于 1829） |
| 「**门票、餐饮**安排将于近期公布」 | More details to come |
| 运动短裤「**急缺**」 | 也接受这类捐赠 |

日期被删了就写「本期未写日期」，别拿上一期的填。`ranging from A to B` 只写 A 和 B。
原文含糊你也含糊。自查：**每句话都要能在原文里指出出处**，指不出就删。
你自己加的建议，必须标「这不是学校要求」。

**3. 只有标题、下面没字的一节，多半是一张图。** 别写「学校这一节没有正文」就了事，
写成「这一节抓不到正文，很可能是一张图（常有日期、优惠码、网址），请回原网页看」。
（真实发生过：两个「空标题」其实是优惠码海报和校外活动海报。）

**4. 该保留英文的保留，全篇统一。** 判据：家长要不要拿这个词去搜邮件、问老师、找入口。
年级（Year 7、JK）、系统（Bluenet）、活动名（A-Day）、楼名（Weston Hall）、人名、地址照写英文；
Year 7 不写「七年级」。学校或家长圈已有通行中文叫法就跟着用，首次附原文。
职务要译，英文附括号：教务注册主任（Registrar）。
**同一个词全篇只有一种译法**；缩写原文没展开就照抄，别猜。

**5. 数字照抄。** 金额、时间、门牌不换算、不加「约」、不补币种（`$100,000` 别写成「10 万加元」）。
「多少钱」一列只填家长要掏的钱；奖学金价值写进详情。整册无金额就去掉这一列。

**6. 看语境，别按字面翻。** 学校里的意思常常不是这个词最常见的意思：

| 原文 | ✗ | ✓ |
|---|---|---|
| `form adviser` | 表格顾问 | form adviser（班主任） |
| `Prep`（学部名） | 准备 | 小学部 |
| `House Colours Dress` | 房子颜色连衣裙 | 穿所属 House 代表色的服装 |
| `loving relationships`（讲儿童） | 亲密关系 | 有爱的人际关系 |
| `no late start` | 不迟到 | 当天没有推迟入校 |
| `first come, first served` | 先到先得 | 先到先得——原文有名额上限就一起写 |

**7. 同名不同事要点破**（「学生专属的校内 Terry Fox 跑，家长不能去」和「社区 Terry Fox 跑，要报名」）；
埋在段落中间的要求提到前面。

**8. 这些不许出现在摘要里**（摘要会被转发，扩散了收不回）：
群邀请链接；报名表单链接（SignUpGenius、Google 表单等，含发错的 `/edit` 链接）；
邮件跟踪链接（`cmail…`、`list-manage`、`mailchi.mp`，和收件人绑定）；短链；会议链接（Zoom、Meet）；
**非学校域名的邮箱**，包括正文里直接写出来的 Gmail。
可以留：学校域名的职务邮箱、公开官网页面。拿不准就问三句：要不要填个人信息？有没有名额？
任何人从学校首页都走得到吗？

**9. 写法：** 平实的祈使句（「请尽快完成表单」），原文强调处用加粗不用叹号；
中英文之间加空格；时间写 `19:00`、`8:00–8:30`；别让 `**` 符号露在正文里。

## 三、和上一期比

有上一期就一定做。先确认手上那份真是紧挨着的上一期，跨了期就写明。按五类写：

1. **数字或时间被悄悄改了**（学校通常不标「已变更」）
2. **整节新增**
3. **整节消失**——消失不等于取消，事情还没发生的要列出来，注明「出自 X 月 X 日那期」
4. **逐字沿用**——最容易藏着学校忘了删的过期条目
5. **对象或措辞变了**（families 改成 students、「建议」改成「必须」）

**两期对同一件事说法不一致，两个都写，注明出处，别替学校选。**
（真实发生过：本期写选课变更 9 月 23 日截止，上一期写 Year 11 到 10 月 13 日。）

## 四、音频（有的话）

照原样译，不润色。这类音频多是 AI 生成的，会念错专有名词，发现就标出来。
和书面冲突时两个都写，以书面为准。音频常常覆盖好几册，逐条标明属于哪一册。

## 五、群里已经有人发了中文版

可以参考，别直接转发。别人的版本常有编造（见规矩 2）或机器直译（见规矩 6）。
拿它对术语、补你抓不到的图片内容；比原文多出来的细节，一律以原文为准。

## 六、核验说明和给我的报告

核验说明写：来源哪一期、整理日期、对比基准，以及固定一句
「本次只拿到网页纯文本，原件里若有图片、表格，其内容不在本摘要中。」

然后另起一行写 `——以下是给整理者的核对报告，转发摘要时请删掉——`，再告诉我三件事：
1. 原文自己的矛盾或错误；2. 我删掉了哪些链接和邮箱——**只说是什么，别把地址再写一遍**（写「一个 Gmail 地址，社区跑义工联系」）；3. 哪些地方原文含糊，我没替它决定。

===== 指令结束 =====

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**常见问题**

- **AI 说太长？** 一次只发一册，发之前说「继续用刚才的规则整理这一册」。
- **出来太啰嗦？** 说「只要『要你做的事』那张表」。
- **要 PDF？** 让它给 Markdown 源码，粘进 Word 或飞书导出。
- **群里已经有人发了中文版，还要自己弄吗？** 挑三处日期、金额、人名和原文对一对。
  对得上就用；对不上，或者它写得比原文还详细，就自己过一遍。
- **这份提示词能随便转发吗？** 能，里面只有方法，没有任何学校原文。

两个最容易翻车的地方Two things that trip people up

这段提示词里装了什么What's in it

不是"请翻译得准确一点"，而是实际做这件事一年多踩出来的具体规矩，每条都带真实案例——给了理由，AI 才会真照做： Not "please translate carefully", but the specific rules that came out of actually doing this, each with the real case behind it — models follow a rule far better when they know why it exists:

• 日期要补星期几，并核对原文的星期对不对。这一条抓到过学校自己写错：原文写 Monday, Oct. 20，那年 10 月 20 日其实是周二。Add the weekday, then check it against the original. This caught a mistake in the school's own text: it said "Monday, Oct. 20" when that date was a Tuesday.
• 原文没写的一个字都不许补，日期尤其。某活动新一期把日期整段删掉了，照着上一期填回去，等于发出一个学校没说过的日期。Never supply what the original omits — especially dates. One event's date vanished in a rewrite; carrying the old one forward would have announced a date the school never gave.
• 哪些词必须保留英文（Year 7、Bluenet、A-Day、Weston Hall…）。判据是：家长要不要拿这个词去搜邮件、问老师。Which terms stay in English (Year 7, Bluenet, A-Day, building names). The test: will a parent need to search or ask using that exact word?
• 六个"通顺但错"的译法：loving relationships 讲儿童时不是"亲密关系"；no late start 不是"不迟到"；first come first served 必须连名额上限一起写。Six fluent-but-wrong translations, including loving relationships in a child-development context and no late start, which does not mean "don't be late".
• 哪些链接不能出现在转发的摘要里：群邀请、报名表单、以及很多人没注意的学校群发邮件里的跟踪链接（cmail…、mailchi.mp）——那种链接和收件人绑定，转发等于把自己的邮件标识给了别人。Which links must not be forwarded: group invites, sign-up forms, and the one most people miss — the tracking links inside school bulk email (cmail…, mailchi.mp), which are tied to the recipient.
• 和上一期逐条对比。学校改时间、改流程通常不另发通知，直接改在新一期里，没有任何"已变更"标记。Compare against the previous edition. Schools change times and procedures inside the new issue, with no "updated" marker anywhere.
• 最后让 AI 单独报告三件事：原文有哪些自相矛盾、它删掉了哪些链接、哪些地方它没有替学校做决定。这三条家长自己读原文时看不出来。Finally, have the model report three things separately: contradictions in the original, which links it removed, and where it refused to decide on the school's behalf.

🔗 想看用它做出来的成品：Heads Up 中文摘要（需登录并完成家长登记）。 🔗 To see the output: the Heads Up digests (sign-in and parent registration required).